Sea cual sea la actividad empresarial que se desempeñe, se genera gran cantidad de documentación que, por motivos legales u otras necesidades, es preciso guardar y organizar correctamente. Esta obligación de conservar el archivo conlleva, la mayoría de las veces, problemas de difícil solución, tales como disponer del personal necesario para la correcta gestión del archivo o tener espacio suficiente para guardarlo. Dichos problemas desaparecen en el momento en que usted confía su documentación a una empresa que le gestiona y le guarda su archivo en lugar seguro, previene la pérdida de documentación, elimina el riesgo de filtraciones, le garantiza la máxima discreción y que, además, le soluciona el problema de espacio en su lugar de trabajo (con el consiguiente ahorro económico que representa). Las empresas de guarda y custodia de archivos suelen dar a sus clientes soluciones personalizadas, dependiendo de la clase de negocio del cliente y garantizándole un alto nivel de seguridad.
Antes de que empiece el servicio de gestión y custodia de archivos, se realiza la transferencia de dichos archivos: normalmente la empresa de servicios desplaza a personal cualificado para inventariar, depositar en cajas y comprobar los envíos que se han de efectuar a la empresa a la que se le confía la gestión y custodia.

Gestión

Con los documentos inventariados manual o electrónicamente (vía escáner) y los listados guardados en el ordenador e impresos en dos copias, una para el cliente y otra para la empresa de servicios (que los guarda en su archivo), los documentos se depositan en cajas a las que previamente se les ha asignado un código y un lugar en las instalaciones.
Cuando el cliente quiere consultar un documento, lo querrá visualizar vía Internet, obtener el papel físico u obtenerlo fax. También puede ser que el cliente quiera no un documento sino una o varias cajas (box/boxes) enteras. En estos casos, se le lleva, manda o transporta la caja al lugar requerido.
Cada modificación, consulta, etc. que sufre un documento, o grupo de documentos queda reflejada en el inventario que se manda al cliente mensualmente o cuando él lo requiera.

Custodia

Los documentos están organizados, guardados y protegidos de elementos externos en las instalaciones de la empresa de archivos, no ocupando espacio en las oficinas del cliente. Éste paga mensual o trimestralmente por adelantado el espacio utilizado por sus archivos como si se tratara de un alquiler, y la mayoría de las veces con unas condiciones económicas no comparables al precio que él paga por m2
en sus instalaciones.